دستورالعمل نحوه  تاسیس و فعالیت شعب ودفاتر نمایندگی تشکلهای  مردم نهاد

 ماده یک  :

درراستای توسعه فعالیت تشکلهای  مردم نهاد و ارائه خدمات در سطح استانها و شهرها و روستاهای کشور و همچنین بهره‌مندی از ظرفیت‌های جامعه و تعامل باگروههای هدف ، دستورالعمل  نحوه تاسیس شعب ودفاتر نمایندگی تشکلهای مردم نهاد به شرح زیر ابلاغ می گردد.

 تشکلهای  مردم نهاد که حداقل 2 سال از تاریخ ثبت آنها سپری شده است ، درصورت داشتن طرح توجیهی و توانمندی مالی و اجرایی جهت توسعه فعالیت در استانها و شهرستانها  ، می توانند درخواست تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی را به  مرجع صدور پروانه فعالیت ارائه کرده و براساس مقررات این دستورالعمل ، موافقت نامه تاسیس شعبه یا دفترنمایندگی را ازهیات نظارت محل فعالیت(استانداری یا فرمانداری ذیربط)  دریافت نمایند. 

ماده 2 :

محدوده فعالیت تشکلهای مردم نهاد اعم از ملی ، استانی و شهرستانی ، صرفا محدود به دفتر مرکزی ، طبق نشانی مندرج در اساسنامه مصوب می باشد و ایجاد دفتر نمایندگی یا شعب و استقرار هرگونه تشکیلات و دفتر ، در خارج از محدوده مذکور ، مستلزم ارائه تقاضانامه کتبی به مرجع صدور پروانه فعالیت و اخذ موافقت نامه براساس مقررات این دستورالعمل می باشد .

تشکلهای مردم نهاد می توانند صرفا در محدوده فعالیت مندرج در اساسنامه مصوب یا پروانه فعالیت ، اقدام به تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی نمایند  .

تعاریف  و مفاهیم :

ماده 3 :

1.      تشکلهای مردم نهاد : شامل موسساتی هستند که به استناد تصویب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هیات وزیران ، دارای پروانه فعالیت بوده و به ثبت رسیده اند.

2.      مرجع صدور پروانه فعالیت :  شامل هیات نظارت کشور ( وزارت کشور) ، هیات نظارت استان ( استانداریها) و هیات نظارت شهرستان (فرمانداریها) می باشد.

3.      تشکل مرکزی :  تشکلهای مردم نهاد که اقدام به تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی در زیر مجموعه خود می نماید در این دستورالعمل بعنوان "تشکل مرکزی" تلقی می شوند .

4.      تصویب نامه هیات وزیران : تصویب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هیات وزیران (آئین نامه اجرایی تاسیس و فعالیت سازمانهای غیردولتی) .

5.      معرفینامه : شامل نامه ای است که از سوی مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی مبنی بر موافقت و معرفی جهت تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی ، خطاب به استانداریها ویا فرمانداریها  صادر می شود  .

6.      موافقت نامه تاسیس شبعه و دفتر نمایندگی (مجوزشعبه و دفتر نمایندگی) :  موافقت نامه  شامل مجوزی است که  از سوی استانداریها و  فرمانداریهای سراسر کشور ، جهت تاسیس و آغاز فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی ،  به شرح فرم پیوست این دستورالعمل صادر می گردد  .

 ماده 4   : دفتر نمایندگی :

دفتر نمایندگی شامل نهادی است که به نمایندگی از یک تشکل، در یک محدوده جغرافیایی  مشخص براساس شاخصهای تقسیمات کشوری ، جهت انجام امور مشخص ایجاد می شود و  بعنوان وکیل یا کارگزار تشکل مرکزی، عمل می کند .

1.      تاسیس دفتر نمایندگی ، بنابه تصمیم هیات مدیره تشکل مرکزی انجام می شود .

2.      وظایف و اختیارات دفتر نمایندگی ، محدود به اموری است که به صورت کتبی  از سوی تشکل اصلی ابلاغ می شود .

3.      دفتر نمایندگی دارای ماهیت سیاستگذاری و تصمیم گیری نبوده و صرفا بعنوان یک نهاد اجرایی                  عمل می کند . دفتر نمایندگی صرفا مجری طرحها و برنامه های ابلاغ شده از سوی هیات مدیره                 تشکل مرکزی  است .

4.      رئیس دفتر نمایندگی  از سوی تشکل اصلی منصوب شده و شرح وظایف و اختیارات وی ، در حکم انتصابی  قید می شود .  عزل رئیس دفتر نمایندگی در حیطه اختیارات هیات مدیره تشکل مرکزی است.

5.      رئیس دفتر نمایندگی ، گزارش عملکرد دفتر نمایندگی را به هیات مدیره تشکل مرکزی ارائه می کند و در مقابل هیات مدیره پاسخگو خواهد بود .

6.       نظارت بر فعالیت و عملکرد مالی و اجرایی دفتر نمایندگی ، برعهده هیات مدیره و بازرسین تشکل مرکزی است . 

ماده 5 :  شعبه :

 شعبه نهادی است که از تشکل مرکزی منفک شده و ارائه خدمات و اجرای اساسنامه تشکل در یک محدوده جغرافیایی مشخص   براساس شاخصهای تقسیمات کشوری  را عهده دار می شود . شعبه در چهارچوب اساسنامه مصوب تشکل مرکزی ، مسئول اتخاذ تصمیم  و اجرای طرح و برنامه درمحدوده فعالیت شعبه خواهد بود .

1.      ایجاد شعبه مستلزم داشتن تعداد 50 نفر  عضو تشکل در یک محدوده جغرافیایی مشخص می باشد  که برای تاسیس شعبه اعلام آمادگی کرده و اقدامات مربوط به تشکیل شعبه را پیگیری می نمایند.

2.      شعب توسط هیات مدیره و یا هیات اجرایی و بازرسینی که توسط اعضای شعبه انتخاب می شوند،              اداره خواهد شد. هیات مدیره بعنوان رکن اجرایی شعبه می باشد  و نظارت بر فعالیت شعب ، توسط بازرسینی که اعضای شعبه انتخاب می کنند اعمال می شود.

3.      هیات مدیره و بازرسین شعب ،گزارش عملکرد خود را در مجمع عمومی سالیانه شعبه ،برای اعضای همان شعبه ارائه می دهند .

4.      هیات مدیره شعب می توانند برنامه های تشکل مرکزی را درمحدوده فعالیت شعبه به اجرا گذاشته و همچنین درچهارچوب اساسنامه ، راسا برنامه هایی را تصویب وبه اجرا درآورند . 

5.      هیات مدیره و بازرسین شعب  در مقابل مجمع عمومی تشکل مرکزی  پاسخگو خواهند بود و موظف به اجرای مصوبات آن هستند .

ماده 6 :

 شعب تشکلهای  مردم نهاد درارتباط با تشکل مرکزی بر  2 نوع تقسیم بندی می شوند :

·        الف : شعبی که در مجامع عمومی تشکل مرکزی، دارای حق رای و حق انتخاب شدن  می باشند  . دراینگونه  تشکلها ، هرکدام از شعب ، نمایندگانی را جهت شرکت در مجامع عمومی تشکل مرکزی معرفی می نمایند.

·        ب : شعبی که درمجامع عمومی تشکل مرکزی ، دارای حق رای نمی باشند .

نوع شعب باید دراساسنامه یا آئین نامه داخلی تشکل مرکزی معین شده و مقررات مربوط به نحوه تعامل و همکاری آنها با تشکل مرکزی ، توسط هیات مدیره تدوین و به تصویب مجمع عمومی تشکل مرکزی برسد.

تبصره : تاسیس شعبه صرفا درخصوص تشکلهایی که دارای ساختار عضوپذیر هستند میسر می باشد و تشکلهای هیات امنایی  صرفا می توانند درخصوص تاسیس دفتر نمایندگی اقدام کنند.

ماده 7 :

روند صدور موافقت نامه تاسیس و  فعالیت  شعب و دفتر نمایندگی  :

برای تاسیس دفتر نمایندگی و شعبه ، هیات مدیره تشکل مرکزی باید اقدامات زیر را انجام دهد :

1.      ارائه درخواست تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی توسط هیات مدیره تشکل مرکزی به مرجع صدور پروانه فعالیت  و اخذ معرفینامه برای استانداری یا فرمانداری محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی. 

2.      ارائه مدارک مورد نیاز شامل تصویر پروانه فعالیت معتبر ، آگهی ثبت اسامی هیات مدیره و بازرسین به تاریخ حداکثر 2 سال اخیر  و   طرح توجیهی درخصوص ضرورت تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی .

3.      تشکل های متقاضی باید به تکالیف خود در زمینه ارائه گزارش عملکرد مالی و  اجرایی سالیانه و برگزاری مجامع عمومی سالیانه  ، در طول 2 سال اخیر اقدام ، نموده باشند.

4.      درخصوص موسسات خیریه و حمایتی ، تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی ، مستلزم تعیین حسابرس رسمی مستقل، برای ارزیابی بر عملکردمالی و اجرایی تشکل  خواهد بود.

ماده8 :

پس از دریافت مدارک مذکور ، مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی موظف است حداکثر ظرف مدت 10 روز،  اتخاذ تصمیم نموده و در صورت موافقت ، نسبت به صدور معرفینامه به هیات نظارت ذیربط  اقدام نماید.

         ماده 9 :

هیات های  نظارت استان  و شهرستان(استانداریها و فرمانداریها)  که محدوده فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی درآن واقع   شده است ، موظف هستند حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ دریافت معرفینامه مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی ، به درخواست متقاضیان رسیدگی نموده و درخصوص تشکیل پرونده و اخذ استعلامات                      اقدام  نمایند.

 اخذ موافقت هیات های مذکور برای تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی کلیه تشکل ها الزامی است و هیات های نظارت موظفند  از ادامه فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی فاقد مجوز(فاقدموافقت نامه) ،  جلوگیری بعمل آورند .

ماده 10 :

برای تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی استعلام صلاحیت "سیاسی و امنیتی"  و "انتظامی و اخلاقی"  و "دادگستری" بشرح زیر صورت می پذیرد . مراجع استعلام شونده موظف هستند حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ استعلام، پاسخ خود را اعلام نمایند ، عدم وصول پاسخ ظرف مدت یک ماه بمنزله موافقت تلقی می شود :

-        درخصوص دفاتر نمایندگی ، اخذ استعلامات صرفا در خصوص مسئول دفتر نمایندگی انجام می شود .

-        درخصوص شعب ، اخذ استعلامات  در خصوص اعضای هیات مدیره ، مدیرعامل و بازرسین شعبه             انجام می شود .

ماده 11 :

مدارک لازم برای تشکیل پرونده شعب و دفاتر نمایندگی به شرح زیر است :

·        یک نسخه تصویر پروانه فعالیت تشکل مرکزی

·        یک نسخه تصویر آگهی تاسیس و ثبت آخرین تغییرات  تشکل مرکزی

·        معرفینامه مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی

·        مصوبه هیات مدیره تشکل مرکزی برای تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی

·        تصویر شناسنامه ، کارت ملی و 3 قطعه عکس مسئول دفتر نمایندگی یا هیات مدیره و بازرسین شعب.

ماده 12 :

پس از تاسیس شعبه و یا دفتر نمایندگی  ، هیات مدیره تشکل مرکزی موظف است ؛ مشخصات شعب و دفاتر نمایندگی را در اساسنامه  تشکل قید نموده و تغییرات اساسنامه را  در  "اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری"  به ثبت برساند.

ماده 13 :

نظارت بر فعالیت و ارزیابی عملکرد  شعب و دفاتر نمایندگی :

شعب و دفاتر نمایندگی موظف هستند گزارش عملکرد مالی و اجرایی سالیانه را به هیات نظارت صادر کننده موافقت نامه فعالیت ارائه نمایند . نظارت برفعالیت و ارزیابی عملکرد  شعب و  دفاتر نمایندگی تشکلهای مردم نهاد ، برعهده فرمانداری و استانداری صادرکننده  موافقت نامه شعبه و دفتر نمایندگی می باشد .

ماده 14 :

درخصوص شعب و دفاتر نمایندگی "موسسات خیریه و حمایتی"  که در خصوص جمع آوری کمک های مردمی فعالیت می نمایند ، کلیه منابع مالی حاصل از فعالیت ، در محل فعالیت شعبه و دفتر نمایندگی، هزینه خواهد شد.

عملکرد مالی اینگونه شعب و دفاترنمایندگی برحسب استانداردهای حسابداری در دفاتر مالی ثبت می شود و خدمات ارائه شده به گروه هدف می بایست در دفاتر مخصوص ، ثبت و نگهداری شود.

ماده 15 :

باعنایت به  ماهیت غیرانتفاعی و غیرتجاری تشکلهای مردم نهاد ، اخذ هرگونه وجه در ازای واگذاری امتیاز شعبه یا دفتر نمایندگی  و همچنین انتقال هرگونه وجه از طریق شعب و دفاتر نمایندگی به تشکل اصلی ممنوع بوده و تخلف از این ماده منجر به ابطال موافقت نامه فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی خواهد شد.

ماده 16  :

دفاتر نمایندگی و شعب  دارای اساسنامه مستقل نبوده و کلیه فعالیتهای  آنها مستند به اساسنامه تشکل اصلی (تشکل مرکزی) انجام می شود . 

ماده 17 :

شعب و دفاتر نمایندگی تشکل ها ، نمی توانند در زیرمجموعه خود ، شعبه یا دفتر نمایندگی ایجاد کنند .

ماده 18 :

انحلال شعب و دفاتر نمایندگی به دو شکل انجام خواهد شد :

انحلال اختیاری : انحلال اختیاری دفتر نمایندگی و شعبه ، با تصویب مجمع عمومی تشکل مرکزی امکانپذیر است . درخواست انحلال اختیاری می تواند از سوی دفتر نمایندگی ، شعبه و یا هیات مدیره تشکل مرکزی به                      مجمع عمومی  پیشنهاد شود.

انحلال اجباری : درصورت عدم رعایت قوانین و مقررات جاری کشور و یا عدم رعایت مفاد این دستورالعمل از سوی شعب و دفاتر نمایندگی و یا تشکل مرکزی  ، هیات های نظارت می توانند به موضوع رسیدگی نموده و موافقت نامه شعبه یا دفتر نمایندگی را باطل نمایند. 

ماده 19 :

دفاتر نمایندگی و شعب ، دارای پروانه فعالیت و شخصیت حقوقی مستقل نمی باشند و دراین رابطه  وابسته به تشکل   مرکزی  خواهند بود .  درصورت موافقت با تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی ، "موافقت نامه" هیات نظارت استان یا شهرستان ذیربط ، طبق فرم پیوست این دستورالعمل صادر می شود.

ماده20 :

 موضوع فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی ، مطابق با موضوع فعالیت مندرج در پروانه فعالیت تشکل مرکزی می باشد و عنوان آن در موافقت نامه شعبه یا دفترنمایندگی درج خواهد شد . براین اساس مسئولین دفتر نمایندگی و شعب می بایست از متخصصین و یا ذینفعان مرتبط با موضوع فعالیت تشکل باشند.

ماده 21 :

هیات مدیره تشکلهایی که قصد ایجاد شعبه و دفتر نمایندگی دارند می بایست مقررات مربوط به روند تاسیس و نظارت بر فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی را در قالب  "دستورالعمل یا آئین نامه داخلی " تنظیم نموده و پس از تصویب مجمع عمومی تشکل به مورد اجرا گذاشته شود.

ماده 22 :

ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی در خارج از کشور ، مستلزم اخذ مجوز از کمیته تخصصی مندرج در ماده 29 تصویب نامه هیات وزیران ، می باشد و علاوه بر شرایط مندرج  در ماده 7  این دستورالعمل ، می بایست مدارک زیر به دبیرخانه کمیته مذکور مستقر در وزارت کشور  ارائه شود :

-        طرح توجیهی جهت فعالیت در خارج از کشور

-        طرح توجیهی مبنی بر نحوه تامین منابع مالی و اجرایی موردنیاز برای فعالیت در خارج از کشور

-        مشخص نمودن گروه هدف و مخاطبین در خارج از کشور

-        مشخصات مسئول دفتر نمایندگی یا شعبه  .

ماده 23 :

ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی توسط سازمانهای مردم نهاد خارجی (NGOs خارجی ) در کشور ایران ،  مستلزم اخذ مجوز از کمیته تخصصی مندرج در ماده 29 تصویب نامه هیات وزیران ، می باشد .  شناسایی  NGOs خارجی و صدور مجوز بر اساس شرایط و مدارک ذیل  می باشد :

الف –  سازمان در یکی از کشورهای جهان رسما به ثبت رسیده و دارای ماهیت غیردولتی ، غیرانتفاعی ، غیرسیاسی و عام المنفعه باشد .

ب – داشتن اساسنامه و آگهی ثبت (به 2 زبان فارسی و انگلیسی)  ، به تائید وزارت خارجه جمهوری اسلامی ایران 

ج – عدم مغایرت اهداف و فعالیت ها با   قوانین و مقررات جمهوری اسلامی  ایران .

د – ارائه پروژه و  طرح توجیهی جهت فعالیت در کشور ایران .

ه – یک نسخه گزارش عملکرد و سوابق فعالیتهای موسسه .

تبصره :  ثبت شخصیت حقوقی شعب و دفاتر نمایندگی موسسات مشمول این ماده ، براساس قوانین و مقررات جاری کشور انجام خواهد شد.

ماده 24 :

کلیه تشکلهای مردم نهاد که قبل از تصویب این دستورالعمل ،  دارای شعبه یا دفتر نمایندگی بوده و تاکنون نسبت به اخذ مجوز(موافقت نامه) از هیات نظارت محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی اقدام ننموده اند ، می بایست  حداکثر ظرف مدت6 ماه  ، به دبیرخانه هیات نظارت ذیربط مستقر در استانداری یا فرمانداری محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی مراجعه کرده و طبق مقررات این دستوالعمل ، درخصوص دریافت موافقت نامه شعبه یا دفتر نمایندگی  اقدام نمایند.

ماده 25 :

این دستورالعمل مشتمل بر تعداد 25 ماده ، 2 تبصره و یک پیوست ( نمونه موافقت نامه تاسیس  و فعالیت   دفتر  نمایندگی   و  شعب تشکلهای مردم نهاد) در جلسه مورخ   22/8/1395 "هیات نظارت کشور"  به تصویب رسید و برای کلیه تشکلهای              مردم نهاد و هیات های نظارت لازم الاجراست.

رئیس هیات نظارت کشور

بسمه تعالی

موافقت نامه تاسیس  و فعالیت   دفتر  نمایندگی   و  شعب تشکلهای مردم نهاد

باعنایت به درخواست  موسسه ......................................................................................... به شماره ثبت........................................ ، مبنی بر تاسیس شعبه / دفتر نمایندگی  موسسه مذکور در شهرستان / استان .................................................................. و معرفی نامه شماره ............................................................. مورخ .............................................................................. وزارت کشور/استانداری ، موضوع در جلسه شماره ....................................  .مورخ ............................... هیات نظارت استان / شهرستان ....................................................................................................... مطرح و با فعالیت شعبه / دفترنمایندگی مذکور موافقت گردید.

مدت اعتبار این موافقت نامه از تاریخ صدور به مدت یک سال می باشد و موضوع فعالیت شعبه / دفترنمایندگی در موضوع ...................................................................................................................................... متمرکز خواهد بود.

مشخصات هیات مدیره شعبه / یا/  رئیس دفتر نمایندگی  : ...........................................................................................................................................................

نشانی  شعبه / دفتر نمایندگی : ...........................................................................................................................................................

                                                                                                                     رئیس هیات نظارت استان/شهرستان

                                                                                                                امضا – مهر